سكرتير تنفيذي

Job Description

• تنظيم العمل بمكتب مدير الإدارة ووضع الخطة اليومية للأعمال المكتبية.
• القيام بأعمال الصادر والوارد الخاصة بمكتب مدير الإدارة وجميع أقسام الإدارة.
• إعداد خطابات الرد على المراسلات الواردة لمدير الإدارة.
• الرد على استفسارات السادة المراجعين.
• متابعة انجاز المهام والتكليفات مع جميع المعنيين.
• تنسيق مواعيد الاجتماعات وإعداد محاضر الاجتماعات، وحضور اجتماعات فرق العمل في الإدارة كعضو أو مقرر ومتابعة تنفيذ التوصيات.
• الإشراف على الأعمال المكتبية لجميع أقسام الإدارة وأرشفة الملفات ذات الصلة إلكترونياً.
• التنسيق مع الشركاء الداخليين والخارجيين فيما يتعلق بإنجاز مهام العمل في الإدارة.
• استقبال المراجعين وتنظيم المواعيد واللقاءات الخاصة بمدير الإدارة.
• متابعة انجاز الخطط التشغيلية والمبادرات مع الوحدات التنظيمية المعنية.
• تصميم النشرات الاعلانية الداخلية المرتبطة بأعمال الإدارة.
• إعداد التقارير والاحصائيات المرتبطة بأعمال الإدارة.
• الاشراف على تنظيم الفعاليات الخاصة بالإدارة وما يرتبط بها من إجراءات.
• توثيق مقابلات رؤساء الاقسام مع مراجعيهم.
• إعداد التقارير والمراسلات الداخلية والخارجية لجميع الوحدات التنظيمية التابعة للإدارة.
• تأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الإدارة وتوثيق الوثائق السرية.
• تلقي المكالمات الواردة واتمامها على المستويين الداخلي والخارجي، ورفع تقرير بالنتائج لمدير الإدارة.
• إنشاء ملفات حسب الحاجة وترقيمها وحفظها وحفظ محتوياتها في ملف مشترك متاح لموظفي مكتب مدير الإدارة حفاظا على سرية معلوماتها.
• توفير المستلزمات المكتبية الخاصة بجميع الوحدات التنظيمية في الإدارة واعتمادها عن طريق ال GRP وتأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الإدارة.
• الالتزام بمعايير وسياسات وتعليمات أمن المعلومات بكافة الخدمات الرقمية وبما يتماشى مع سياسات ولوائح حكومة دبي.
  
  

Qualifications

دبلوم إدارة أعمال/إدارة عامة مع خبرة عملية لا تقل عن 4 سنوات في نفس مجال العمل.

شهادة الثانوية العامة مع خبرة عملية لا تقل عن 6 سنوات في نفس مجال العمل

Job Category

Administration

Advertiser

Dubai Courts Department

Educational-level

Higher Diploma

Required Nationality

UAE Only

Monthly Salary

Unspecified

Schedule-Time

Full time

Job Posting

07/06/2024

Unposting Date

21/06/2024