Customer Service Specialist

يعمل أخصائي استقبال الزوار كنقطة الاتصال الأولى للزوار في منظمتنا شبه الحكومية، حيث يحدد النبرة لتجربة احترافية ومرحبة. يتطلب الدور شخص مؤهل بدرجة عالية يمكنه إدارة مهام الاستقبال بسلاسة، مع ضمان الدقة والكفاءة في معالجة الزوار ونقل المعلومات. يتمتع الأخصائي بمهارات التعامل مع أعداد كبيرة من الزوار ذوي الاحتياجات المتنوعة، وينسق بفعالية مع الأمن وأصحاب المصلحة الداخليين لضمان بيئة آمنة وسهلة الوصول. تتطلب الوظيفة اهتمامًا متقدمًا بالتفاصيل للحفاظ على سجلات وجدولة الزوار، وكذلك لضمان التواصل السريع بين الأقسام. يتميز المرشح المثالي بالتميز في خدمة العملاء والمهارات التنظيمية، ويمتلك فهمًا عميقًا لبروتوكولات الحكومة ومعايير الخصوصية لتعزيز الثقة وضمان الامتثال.

المتطلبات الوظيفية

• شهادة بكالوريوس في علوم الفضاء والفلك أو أي تخصصات اخرى
• سجل مثبت في العمل بوظيفة استقبال أو خدمة عملاء، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة شبه حكومية أو قطاع خاص
• مهارات استثنائية في التواصل والتعامل مع الآخرين للتفاعل مع مجموعة متنوعة من الزوار والموظفين
• إتقان استخدام أنظمة إدارة الزوار والقدرة على تعلم البرمجيات الجديدة
• القدرة على إدارة الوقت بفعالية والتعامل مع الجمهور بإحترافية
• .مظهر وسلوك احترافي، يتماشى مع صورة المنظمة وبروتوكولاته
• .مهارات تنظيمية قوية مع قدرة على التخطيط والخدمات اللوجستية
• الكفاءة في التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية والالتزام بمعايير الخصوصية
• الاستعداد للعمل بجدول زمني مرن، بما في ذلك عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية إذا لزم الامر
• يفضل الطلاقة في اللغة الإنجليزية أو إجادة أي لغات اخرى
• الالتزام بالتطوير المهني المستمر في خدمة العملاء وإدارة استقبال الزوار

المسؤوليات الوظيفية

• استقبال وترحيب الضيوف فور وصولهم إلى المكتب بأسلوب مهذب واحترافية
• توجيه الزوار إلى الشخص أو القسم المناسب مع إدارة إجراءات البروتوكول
• ضمان أن تكون منطقة الاستقبال مرتبة ومجهزة بجميع المواد اللازمة
• الحفاظ على سجلات الزوار وسجلات الوصول الأمني بدقة وفي الوقت المناسب
• التعامل مع الاستفسارات العامة وتقديم المعلومات للزوار
• الحفاظ على أمن المتحف باتباع إجراءات السلامة والسيطرة على الوصول عبر مكتب الاستقبال
• المساعدة في إجراءات الاستجابة للطوارئ عند الضرورة
• تقديم الدعم الإداري للأقسام الأخرى حسب الطلب
• ضمان الامتثال للسياسات القانونية والتنظيمية والتنظيمية المتعلقة بوصول الزوار
• الانخراط في التعلم المستمر حول وظائف المنظمة وبروتوكولاتها لتقديم المعلومات بدقة وإحترافية عالية

المهارات المطلوبة

• توجه ممتاز لخدمة العملاء وأسلوب تواصل فعال
• تنظيم عالي المستوى مع القدرة على تحديد الأولويات في بيئة دينماكية
• مهارات في حل المشكلات واتخاذ القرارات مع الحد الأدنى من المهارات الاشرافية
• الاهتمام بالتفاصيل والدقة في إدخال البيانات
• القدرة على الحفاظ على الهدوء والاحترافية في بيئة سريعة الايقاع
• معرفة بتشغيل وإدارة المعدات المكتبية مثل الطابعات والماسحات الضوئية واجهزة المتحف
• .موقف إيجابي وقدرة على خلق جو ترحيبي للزوار والزملاء
• نهج استباقي لتحديد ومعالجة القضايا التي تؤثر على خدمات الاستقبال
• مهارات تواصل متطورة مع قدرة طبيعية على التعامل مع أشخاص من خلفيات متنوعة
• القدرة على العمل ضمن فريق مع عقلية تعاونية واستعداد لدعم الجهود المشتركة
• الالتزام بالحفاظ على سرية وأمن المعلومات
• القدرة على الوقوف لفترات طويلة وإدارة الجوانب المادية لمكتب الاستقبال، بما في ذلك استلام وتنظيم الزوار