Correspondence Assistant Manager

Do you have a passion for travel and tourism? Then come join us at the Saudi Tourism Authority (STA) as we help bring Saudi Arabia’s Vision 2030 to life!

Responsibilities:

• Coordinate with stakeholders to share details of scheduled and expected deliveries before starting each shift to ensure effectiveness
• Collect mails/letters/parcels, communicate them and deliver them to the required stakeholders to ensure effective communication
• Sorting, delivering, and taking mails/letters/parcels from various offices at regularly scheduled intervals to ensure that correspondents can prepare responses in an appropriate manner and time
• Collect unwanted documents from relevant employees and shred them by approved methods to ensure the confidentiality of information
• Participate in providing administrative and clerical support as required, including preparing, copying, arranging, binding, archiving, and distributing the CEO's official documents, mail and other notices to him
• Ensuring obtaining a signature from mail recipients who work outside the STA on all documents upon delivery in order to facilitate the tracking process of mail
• Communicate verbally by phone when needed to answer correspondents' inquiries about the pick-up and delivery process
• Perform other activities as and when required
  
  
  

You will need to have:

• Recommended not less than 3-5 years of experience in relevant field
• A bachelor’s degree in business administration or equivalent is preferred
  
  
  

مسؤوليات الوظيفة:

التنسيق مع أصحاب المصلحة لمشاركة تفاصيل التسليمات المجدولة والمتوقعة قبل بدء كل وردية لضمان الفعالية

جمع البريد/الخطابات/الطرود، وتوصيلها وتسليمها لأصحاب المصلحة المطلوبين لضمان التواصل الفعال

فرز وتسليم واستلام البريد/الخطابات/الطرود من مكاتب مختلفة على فترات زمنية مجدولة بانتظام لضمان قدرة المراسلين على إعداد الردود بالطريقة والوقت المناسبين

جمع المستندات غير المرغوب فيها من الموظفين المعنيين وتمزيقها بالطرق المعتمدة لضمان سرية المعلومات

المشاركة في تقديم الدعم الإداري والكتابي حسب الحاجة، بما في ذلك إعداد ونسخ وترتيب وتجليد وأرشفة وتوزيع المستندات الرسمية للرئيس التنفيذي والبريد والإشعارات الأخرى له

ضمان الحصول على توقيع من متلقي البريد الذين يعملون خارج إدارة الخدمات اللوجستية على جميع المستندات عند التسليم لتسهيل عملية تتبع البريد

التواصل شفهيًا عبر الهاتف عند الحاجة للإجابة على استفسارات المراسلين حول عملية الاستلام والتسليم -

أداء أنشطة أخرى حسب الحاجةعند الحاجة

يجب أن يكون لديك:

خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في المجال ذي الصلة

يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو ما يعادلها

تهدف الهيئة إلى توظيف وتدريب أفضل الكوادر الوطنية والعالمية في مجال السياحة وتطويرها. سارع بالتقديم في أقرب فرصة لتنضم إلينا